Amcan 4: Bod yn sefydliad cydnerth, galluog ac ariannol gynaliadwy sy’n cynnig gwerth am arian i gofrestreion

Cyllid

Cyflwynwyd ein Hadroddiad Blynyddol a’n Cyfrifon gerbron y Senedd ym mis Awst 2023. Cawsom farn archwilio ddiamod ac, ar gyfer pob un o’r pum adolygiad archwilio mewnol a gwblhawyd yn 2023-24, cawsom y farn archwilio uchaf o sicrwydd sylweddol ac ni wnaed unrhyw argymhellion.

Ar gyfer y flwyddyn ariannol a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, adroddom warged o £135,000 (gwarged o £247,000 yn 2022-23) a chyfanswm asedau net o £5,603,000 (£5,535,000 ar 31 Mawrth 2023).

Rydym hefyd wedi cynnal digon o gronfeydd ariannol wrth gefn i sicrhau bod y gwasanaethau a ddarparwn yn cael eu hamddiffyn rhag unrhyw risgiau a allai godi o ddigwyddiadau annisgwyl.

Gwasanaethau cost-effeithiol

Gan fod ein swyddogaethau craidd, sef cofrestru a rheoleiddio, yn cael eu hariannu gan ffioedd cofrestru, mae’n hanfodol nad ydym yn gwario mwy na’n hincwm a’n bod yn defnyddio ein hadnoddau’n effeithlon. Rydym yn ceisio cadw ffioedd cofrestru mor isel â phosibl, gan ddarparu’r lefel uchaf o wasanaeth ar yr un pryd wrth gyflawni ein dyletswyddau statudol.

Rydym wedi parhau i wneud gwelliannau i’n seilwaith TG a’n cyfleusterau i sicrhau ein bod yn cynnig gwerth am arian i’n cofrestreion am eu ffioedd blynyddol. Er enghraifft, mae 99% o geisiadau cofrestru’n cael eu gwneud ar-lein bellach, ac mae mwyafrif ein gwrandawiadau priodoldeb i ymarfer yn cael eu cynnal ar-lein erbyn hyn hefyd.

Ein pobl

Rydym wedi ymrwymo i gyfle cyfartal ac mae ein hagweddau at recriwtio, datblygu, a dyrchafu staff wedi hen ennill eu plwyf. Mae prosesau recriwtio’n cael eu monitro a’u profi’n barhaus i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â Safonau’r Gymraeg a chyfrifoldebau cydraddoldeb. Yn 2023-24, fe wnaethom 12 o benodiadau, yr oedd pedwar ohonynt yn fewnol.

Datblygiad staff

Rydym yn cydnabod mai ein staff yw ein prif ased. I’r perwyl hwnnw, rydym yn darparu cyfleoedd hyfforddi a datblygu i’w galluogi i ffynnu. Mae gennym raglen hyfforddi staff gynhwysfawr, sy’n cyd-fynd ag amcanion sefydliadol. Yn ystod 2023-24, cynaliasom sesiynau ar ymwybyddiaeth o gydraddoldeb, amrywiaeth, a chynhwysiant, a niwrowahaniaeth. Mae aelodau staff unigol yn gallu gofyn am hyfforddiant hefyd yn rhan o’r broses adolygu perfformiad a datblygiad.

Lles staff

Ein nod yw creu amgylchedd ffisegol a diwylliant gweithle sy’n hyrwyddo iechyd corfforol a meddyliol cadarnhaol, a lles. Rydym yn sicrhau bod gan staff fynediad am ddim at linell gymorth gyfrinachol sy’n rhoi cymorth i weithwyr a chyfres o weminarau gan Care First sy’n ymdrin ag ystod o bynciau iechyd a lles. Mae pedwar swyddog cymorth cyntaf iechyd meddwl o fewn y sefydliad hefyd sydd wedi’u hyfforddi i gynorthwyo eu cydweithwyr.

Yn ogystal, mae gennym raglen lles staff barhaus sy’n annog cydweithwyr i gymryd rhan mewn amrywiaeth o weithgareddau a ddyluniwyd i hyrwyddo eu hiechyd corfforol a meddyliol.

Cefnogi aelodau

Gwneir penodiadau i’r Cyngor bob pedair blynedd, drwy broses penodiadau cyhoeddus Llywodraeth Cymru. Penodwyd ein Cyngor newydd ar 1 Ebrill 2023 gyda chwe phenodiad newydd a chwe aelod yn parhau am gyfnod arall o bedair blynedd. Cefnogwyd yr holl aelodau trwy raglen sefydlu ac adolygu a datblygu perfformiad. Mae gweithgarwch recriwtio ychwanegol yn parhau ar gyfer y ddwy swydd wag sy’n weddill. Yn dilyn ymarfer recriwtio, penodwyd aelod lleyg newydd o’n Pwyllgor Archwilio a Chraffu hefyd, a ddechreuodd ar 1 Ebrill 2023. Mae gan aelodau’r Cyngor brofiad helaeth, ac mae eu gwybodaeth yn rhychwantu pob un o’r 11 o grwpiau cofrestreion y Cyngor yn ogystal â phresenoldeb lleyg.

Rydym hefyd yn cynnal ac yn cefnogi cronfa o aelodau annibynnol y panel priodoldeb i ymarfer, aelodau’r Bwrdd Achredu AGA, ac aseswyr y Marc Ansawdd. Drwy gydol y flwyddyn, rydym wedi cynnal nifer o ymarferion recriwtio i sicrhau bod gennym niferoedd digonol o aelodau sydd â’r wybodaeth a’r arbenigedd priodol. Rydym hefyd wedi darparu hyfforddiant i’r holl aelodau drwy gydol y flwyddyn i’w cynorthwyo i gyflawni eu rôl.

Diogelwch TG

Mae gennym fecanweithiau cadarn ar waith i sicrhau diogelwch ein rhwydwaith TG a’r data a gedwir ynddo. Cyflawnom ardystiad Cyber Essentials ym mis Mai 2023, a chynhaliom wiriadau cydymffurfio â safonau diogelwch data’r diwydiant cardiau talu yn chwarterol. Rydym yn darparu hyfforddiant seiberddiogelwch ar-lein i’n holl staff a chynhaliom brofion gwe-rwydo rheolaidd i gynnal ymwybyddiaeth staff o faterion seiber.

Diogelu data

Mae polisïau a gweithdrefnau cadarn ar waith gennym i fonitro diogelwch data a sicrhau ein bod yn cydymffurfio â gofynion diogelu data.

Darperir hyfforddiant ar ddiogelu data i’r holl staff, aelodau’r Cyngor, a phanelwyr. Mae’r ddarpariaeth yn cael ei theilwra i weddu i ofynion y gynulleidfa ac fe’i hadolygir yn flynyddol.

Cynhaliodd ein tîm data adolygiad llawn yn ystod y flwyddyn a arweiniodd at ddiweddaru, cydgrynhoi, a byrhau ein polisïau diogelu data er mwyn darparu cyfres glir a chryno o ddogfennau i’r holl staff eu defnyddio. Rhannwyd y rhain, ac unrhyw newidiadau neu ddiweddariadau eraill, gyda staff trwy ein gweithgor diogelu data (a fynychir gan yr holl reolwyr tîm) a thrwy fewnrwyd y staff.

Yn 2023-24, ymatebom i chwe chais am fynediad at ddata gan y testun a 22 o geisiadau rhyddid gwybodaeth.

Y Gymraeg

Rydym wedi ymrwymo i’r iaith Gymraeg ac yn falch o weithredu fel sefydliad dwyieithog, sy’n cynnig gwasanaethau i gofrestreion yn Gymraeg a Saesneg.

Mae’n ofynnol i ni gydymffurfio â 148 o Safonau’r Gymraeg, sy’n ymdrin â darparu gwasanaeth, materion gweithredol, llunio polisïau, a chadw cofnodion. Mae pob aelod o staff yn gyfrifol am sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’r safonau hyn.

Cyhoeddom ein hadroddiad monitro blynyddol ar Safonau’r Gymraeg ym mis Gorffennaf 2023, a oedd yn amlinellu ein hymrwymiad i’r safonau a’n cydymffurfedd â nhw.

Cydraddoldeb

Rydym wedi ymrwymo i hyrwyddo cynhwysiant a chydraddoldeb o fewn y sector a sicrhau ein bod ni, fel cyflogwyr, yn hyrwyddo tegwch ac amrywiaeth, ac yn gweithio’n effeithiol tuag at greu Cymru decach. Mae ein Cynllun Cydraddoldeb Strategol yn amlinellu sut byddwn yn gweithio tuag at y nod o gyflawni cyfle cyfartal, o fewn ein sefydliad, ac ar draws y gweithlu addysg ehangach yng Nghymru.

Byddwn yn cyhoeddi ein Hadroddiad Cydraddoldeb Blynyddol ym mis Awst 2024, sy’n adolygu ein cynnydd yn erbyn yr amcanion yng Nghynllun Cydraddoldeb Strategol 2020-24.

Astudiaeth Achos: Ein hymrwymiad i gydraddoldeb ac amrywiaeth, a’r Gymraeg

Er ein bod wedi adrodd ar ein cydymffurfedd deddfwriaethol yn y meysydd hyn, rydym wedi ymrwymo i fynd y tu hwnt i gydymffurfio, fel cyflogwr, ac fel rhan o’n rhyngweithiadau ehangach o fewn y gweithlu addysg. Rydym yn falch o adrodd bod gweithgareddau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf wedi cynnwys:

• defnyddio’r data unigryw o’n Cofrestr i amlygu materion yn ymwneud â chydraddoldeb ac amrywiaeth, a’r Gymraeg
• gweithio mewn partneriaeth â DARPL i drefnu a hyrwyddo cynhadledd amrywiaeth ac arweinyddiaeth wrth-hiliol genedlaethol
• hyrwyddo gyrfaoedd ym myd addysg ymhlith unigolion o gymunedau du, Asiaidd, ac ethnig leiafrifol, ac mewn addysg cyfrwng Cymraeg
• cyflwyno cylchlythyr cydraddoldeb rheolaidd ar gyfer staff a chyhoeddi ein cylchlythyr ‘Cymraeg ar Waith’ chwarterol
• gwella hygyrchedd gwefan CGA
• lansio mewnrwyd ddwyieithog ar gyfer staff, gan alluogi cydweithwyr i dderbyn a rhannu’r holl gyfathrebiadau mewnol trwy eu dewis iaith
• llofnodi addewid gwrth-hiliaeth Race Council Cymru, sef Dim Hiliaeth Cymru, ym mis Medi 2023
• cynnwys staff, cofrestreion, a rhanddeiliaid sy’n cynrychioli un neu fwy o’r grwpiau gwarchodedig, mewn ffurfio ein Cynllun Cydraddoldeb Strategol newydd ar gyfer 2024-28

Materion amgylcheddol a chymunedol

Rydym wedi ymrwymo i leihau ein heffaith ar yr amgylchedd i’r eithaf, yn unol â’r dyletswyddau a amlinellir yn Neddf yr Amgylchedd (Cymru) 2016. Rydym wedi cyhoeddi datganiad ar y Ddyletswydd Adran 6 ar Fioamrywiaeth a Chydnerthedd Ecosystemau ar ein gwefan, a adolygwyd gennym eleni.

Ymgynghori â gweithwyr a rhanddeiliaid

Cyflogeion

Rydym yn cydnabod pwysigrwydd cyfathrebu â’r holl gyflogeion, a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am ddatblygiadau mewnol ac allanol.

Yn ogystal â’n trefniadau ffurfiol ar gyfer adolygu staff yn flynyddol, mae gennym amrywiaeth o ddulliau mwy anffurfiol o gydweithio, gan gynnwys calendr o gyfarfodydd a diweddariadau, llyfrgell staff, a mewnrwyd. Rydym hefyd yn cynnal diwrnod cynllunio blynyddol ar gyfer staff, lle mae staff yn trafod a chyfrannu at ddatblygu ein cyfres o gynlluniau sefydliadol.

Mae’r fforwm cyflogeion yn rhoi cyfle i staff drafod a dylanwadu ar waith CGA mewn meysydd fel iechyd a diogelwch, lles, a’r Gymraeg.

Rhanddeiliaid

Rydym yn cyfarfod yn rheolaidd â’n rhanddeiliaid a’n partneriaid yn y sector addysg, gan ddefnyddio amrywiaeth o sianeli i ymgysylltu ac ymgynghori ar ystod o weithgareddau.

Rydym wedi arwain dau ymgynghoriad ffurfiol eleni yn gysylltiedig â’n Cynllun Strategol 2024-27 a’n Cynllun Cydraddoldeb Strategol 2024-28.

Rydym hefyd wedi ymgysylltu’n eang â chofrestreion a rhanddeiliaid, ar draws pob sector, yn rhan o’r prosiectau niferus rydym wedi’u harwain drwy gydol y flwyddyn.

Hayden Llewellyn
Prif Weithredwr
1 Awst 2024