Fel y corff rheoleiddio ar gyfer gweithwyr addysg proffesiynol yng Nghymru un o brif swyddogaethau CGA yw sefydlu a chynnal Cofrestr o Ymarferwyr Addysg. Mae Cofrestr ymarferwyr CGA yn cadw llawer o ddata unigryw. Bob blwyddyn rydym yn cyhoeddi dadansoddiadau ystadegol o’r gweithlu addysg yng Nghymru. Mae hyn yn cwmpasu ystod eang o ymarferwyr ar draws y 13 grŵp rydym yn eu cofrestru.

Ble yr ydym yn cael eich gwybodaeth

Wrth ichi gofrestru gyda CGA, rydych yn cyflwyno data personol fel rhan o’r broses gofrestru (gweler adran Cymwysterau a Chofrestru’r hysbysiad preifatrwydd). Er mwyn sicrhau bod y gofrestr ymarferwyr addysg yn gyfredol, a bod yr holl wybodaeth ofynnol wedi’i chofnodi, mae’r tîm Data yn cynnal ymarferion casglu data o dro i dro drwy gysylltu ar ffurf ebost, llythyr neu ffurflen ar-lein. Daw’r data ar gyfer dadansoddi ystadegol o’r Gofrestr Ymarferwyr Addysg at ddibenion ymchwil.

Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu

Er mwyn cysylltu â chofrestreion, manylion o’r Gofrestr neu fel rhan o ymarfer ar wahân.

Mae’r data fel arfer yn cynnwys:

• Enw
• Cyfeiriad
• Cyfeiriad e-bost
  
  

Wrth gysylltu â’r cofrestrai, bydd y data y gofynnir amdanynt gan y cofrestrai yn cynnwys unrhyw ddata y mae’n rhan o’n cylch gwaith i’w dal, sydd fel arfer yn cynnwys y data a nodir yn atodlen 2 i Reoliadau Cyngor y Gweithlu Addysg (Prif Swyddogaethau)(Cymru) 2015. Yn ogystal, byddwn hefyd yn gofyn am naill ai data personol adnabod h.y. dyddiad geni neu rif yswiriant gwladol at ddibenion gwirio/cywirdeb. O dro i dro ac ar gais Llywodraeth Cymru, mae’n ofynnol inni gasglu data ychwanegol ar sail gwirfoddol/optio mewn.

Sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth

Pan fydd y data personol wedi cael eu cyflwyno gan y cofrestrai neu’r cyflogwr, caiff y data personol eu hychwanegu at y Gofrestr Ymarferwyr Addysg. Dim ond cyflogeion dethol CGA gaiff ddiweddaru’r Gofrestr. Pan fydd y data personol wedi’u hychwanegu at y Gofrestr, bydd is-set o’r data (enw cyntaf, cyfenw, cyflogwr, categori cofrestru ac unrhyw orchmynion disgyblu) ar gael i’r cyhoedd, yn unol â’n cylch gwaith. Nid ydym yn gyfrifol am sut y caiff y wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd ei defnyddio gan y rhai sy’n ei chyrchu.

Mae’r data a ddelir ar y Gofrestr ac sy’n deillio o ymchwil yn cael eu defnyddio ar gyfer dadansoddiad ystadegol o’r Gofrestr. Caiff y rhan fwyaf o grynodebau data eu cyhoeddi ar wefan CGA. Cyflwynir ystadegau ar ffurf gyfanredol fel nad oes modd adnabod cofrestreion.

Bob blwyddyn ac at ddibenion ystadegol, mae CGA yn tynnu ciplun/darn o ddata’r cofrestreion sy’n weithredol ar y Gofrestr. Mae’r darn hwn o ddata a dynnir yn flynyddol yn cynnwys data personol yr holl Gofrestreion. Mae CGA yn cynhyrchu adroddiadau ystadegol ac adroddiadau ymchwil yn rheolaidd sy’n crynhoi gwybodaeth allweddol o’r Gofrestr. Bydd y wybodaeth hon yn bwydo i mewn i’r gwaith o gynllunio’r gweithlu ac i lywio datblygiad polisïau.

Ar adegau, rydym yn defnyddio’r wybodaeth a nodir ar y Gofrestr i roi diweddariadau i chi am faterion proffesiynol (gweler adrannau Cymwysterau a Chofrestru a Chyfathrebu’r hysbysiad preifatrwydd)

Pan fyddwn yn cynnal ymgyrch bostio i gofrestreion trwy lythyr, mae’n bosibl yr anfonir enwau a chyfeiriadau at gwmni dosbarthu post er mwyn iddynt anfon y llythyron. Mewn achosion o’r fath, mae contract ar waith gyda’r prosesydd data cyn cynnal y gweithgaredd felly nid oes modd iddynt ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Hefyd, ni fyddant yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad heblaw amdanom ni a byddant yn ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod a bennir gennym.

Pam mae ein defnydd o’ch data personol yn gyfreithlon

Er mwyn i’n defnydd ni o’ch data personol chi fod yn gyfreithlon, mae angen inni fodloni o leiaf un o amodau’r ddeddfwriaeth diogelu data.

Y sail gyfreithlon ar gyfer y gweithgaredd hwn yw Erthygl 6(1) - rhwymedigaeth gyfreithiol am fod gan CGA gyfrifoldeb o dan Reoliadau Cyngor y Gweithlu Addysg (Prif Swyddogaeth) (Cymru) 2015 i sefydlu a chynnal Cofrestr Ymarferwyr Addysg.

Yr amod ar gyfer prosesu data categori arbennig yw Erthygl 9(2)(d) gan fod y prosesu’n cael ei wneud fel rhan o’i weithgareddau dilys.

Y sail gyfreithlon ar gyfer y gweithgaredd hwn yw Erthygl 6(1)(e) – tasg gyhoeddus, gan fod angen y prosesu er mwyn i CGA gyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd ac er mwyn cyflawni ei swyddogaeth.

Yr amod ar gyfer prosesu data categori arbennig yw Erthygl 9(2)(j) am fod angen y prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd.