Pwrpas
Yn gyffredinol, mae delio â Chyngor y Gweithlu Addysg (CGA) yn broses syml, ond mewn lleiafrif o achosion, mae rhai unigolion yn mynd ar drywydd eu pryderon mewn ffordd a all naill ai rwystro'r gwasanaeth a ddarperir, neu achosi problemau sylweddol o ran adnoddau. Gall hyn ddigwydd naill ai tra bod cwyn yn cael ei hymchwilio, ar ôl i gŵyn gael ei delio â hi, neu yn syml yn y ddarpariaeth gwasanaeth o ddydd i ddydd heb unrhyw gŵyn ffurfiol o gwbl.
At ddiben y polisi hwn, rydym yn diffinio unigolyn camdriniol, afresymol o barhaus, a/neu flinderus fel y rhai sydd, oherwydd eu hymddygiad, amlder, neu natur eu cysylltiadau â ni, yn rhwystro ein darpariaeth gwasanaeth a/neu ddarpariaeth ein swyddogaethau statudol. Gall y disgrifiadau 'camdriniol', 'afresymol o barhaus', a 'blinderus' fod yn berthnasol ar wahân neu ar y cyd i unigolyn penodol.
Mae gwahaniaeth rhwng unigolion ‘camdriniol’, ‘afresymol o barhaus’, a ‘blinderus’. Gall camdriniaeth gynnwys unigolyn yn bod yn anghwrtais neu’n sarhaus i staff neu’r CGA yn gyffredinol. Gallai hyn gynnwys sylwadau a wneir ar gyfryngau cymdeithasol.
Unigolyn blinderus yn y cyd-destun hwn yw rhywun nad yw’n ceisio datrys anghydfod rhyngddynt eu hunain a’r CGA, ond sy’n ceisio achosi llid neu annifyrrwch diangen.
Efallai bod unigolion sy'n afresymol o barhaus neu'n flinderus wedi gwneud cwynion neu achwyniadau cyfiawn, ond eu bod yn eu dilyn mewn ffyrdd amhriodol. Fel arall, efallai eu bod yn benderfynol o fynd ar drywydd materion sy'n ymddangos yn ddisylwedd neu sydd eisoes wedi cael sylw a'u setlo. Gall eu cysylltiadau â'r CGA fod yn rhy gyfeillgar, ond yn dal i osod gofynion trwm ac afresymol iawn ar amser staff, neu gallant fod yn ofidus i bawb sy'n gysylltiedig.
Mae'r polisi hwn yn amlinellu sut rydym yn rheoli ceisiadau camdriniol, blinderus, neu afresymol o barhaus a wneir o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (FOIA) yn ogystal â Cheisiadau Mynediad i Wybodaeth (SARs) o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA 2018). Mae'n sicrhau ein bod yn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol wrth amddiffyn ein staff a'n hadnoddau rhag camddefnyddio'r hawliau hyn.
Fframwaith Cyfreithiol
Mae'r polisi hwn yn berthnasol i bob unigolyn gan gynnwys aelodau'r cyhoedd a rhanddeiliaid, yn ogystal â chofrestrwyr presennol a blaenorol sy'n cyflwyno unrhyw geisiadau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (FOIA), a/neu Geisiadau Mynediad at Wybodaeth gan y Pwnc o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018. Bydd gohebiaeth ailadroddus neu afresymol sy'n gysylltiedig â cheisiadau o'r fath hefyd yn cael ei hystyried o dan y polisi hwn.
Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Adran 14(1) yn nodi ‘nad oes rhwymedigaeth ar awdurdod cyhoeddus i gydymffurfio â chais sy’n flinderus’. Mae Erthygl 12(5) GDPR/Deddf Diogelu Data 2018 y DU hefyd yn nodi ‘y gall rheolwr data wrthod gweithredu ar gais os yw’n amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, yn enwedig oherwydd ei gymeriad ailadroddus’.
Diffiniadau ac esiamplau
Gellir ystyried cais yn flinderus neu’n amlwg yn ddi-sail (wedi’i wneud heb unrhyw bwrpas gwirioneddol) pan fydd yn bodloni un neu fwy o’r meini prawf canlynol:
- baich anghymesur: yn gosod galw anghyfiawn ar adnoddau cyhoeddus
- aflonyddgar neu gamdriniol: yn cynnwys iaith ymosodol, sarhaus, neu aflonyddgar
- ymddygiad obsesiynol: yn rhan o gyfres hir neu aml o geisiadau tebyg heb fawr o bwrpas na budd cyhoeddus
- dim pwrpas difrifol: yn ymddangos fel pe bai wedi'i fwriadu i achosi aflonyddwch neu annifyrrwch
- ceisiadau ailadroddus: yn ailadrodd materion sydd eisoes wedi'u trafod, heb gyflwyno tystiolaeth na rhesymu newydd
Gall ymddygiad annerbyniol a blinderus gynnwys gofynion afresymol, dyfalbarhad afresymol, neu ymddygiad ymosodol a cham-drin tuag at y Cyngor Gweithlu Addysg a'i staff. Diffinnir y rhain isod:
Gofynion afresymol
Efallai y byddwn yn dosbarthu rhywbeth fel gofyniad afresymol os yw faint o wybodaeth maen nhw'n ei cheisio, natur a graddfa'r cymorth a'r gwasanaethau maen nhw'n eu disgwyl, neu nifer y ceisiadau maen nhw'n eu gwneud, yn ormodol. Gall hyn ddibynnu ar yr amgylchiadau, gan gynnwys difrifoldeb y mater neu'r ymholiad.
Gall enghreifftiau gynnwys:
- gofyn am gamau gweithredu ar faterion nad ydynt yn gysylltiedig â dyletswyddau a swyddogaethau’r CGA, gan gynnwys ei gyfrifoldebau rheoleiddio (yn enwedig yn dilyn esboniad o’r swyddogaethau hynny)
- mynnu siarad neu gyfarfod ag aelod penodol o staff, gan gynnwys y Prif Weithredwr
- anfon nifer diangen o lythyrau, negeseuon e-bost, neu bostiadau cyfryngau cymdeithasol, yn enwedig cyfathrebu ailadroddus yr ydym wedi ymateb iddo o’r blaen
Nid yw'r rhestr uchod yn gynhwysfawr.
Gellir ystyried bod gofynion yn afresymol os ydynt, yn dibynnu ar yr amgylchiadau, yn cymryd swm anghymesur o amser ac adnoddau.
Dyfalbarhad afresymol
Weithiau, mae'n ymddangos nad yw rhai unigolion yn derbyn nad yw'r CGA yn gallu eu cynorthwyo. Ar adegau eraill, mae unigolion yn dadlau'n barhaus â phenderfyniad y CGA, neu maent yn cysylltu â ni'n barhaus ynghylch materion nad yw'r CGA yn ymwneud â nhw, neu nad ydynt o fewn cylch gwaith swyddogaethau'r CGA.
Gall enghreifftiau gynnwys:
- gwrthod yn barhaus dderbyn pwerau, swyddogaethau’r CGA, a’r hyn y gall neu na all ei wneud
- anfon gohebiaeth yn barhaus am yr un mater heb gyflwyno unrhyw wybodaeth newydd
- ysgrifennu’n barhaus am faterion nad ydynt yn gysylltiedig â’r CGA na’i waith
Fel uchod, nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr a gall gynnwys ymddygiadau parhaus eraill.
Ymddygiad ymosodol neu gamdriniol
Mae ymddygiad ymosodol neu gamdriniol tuag at staff CGA yn annerbyniol. Mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, weithredoedd o ymosodedd, boed wyneb yn wyneb, dros y ffôn, neu mewn cyfathrebu ysgrifenedig a all beri i staff deimlo'n ofnus, dan fygythiad, neu gam-drin.
Mae enghreifftiau'n cynnwys:
- iaith sarhaus neu ddiraddiol, gan gynnwys hiwmor amhriodol, awgrymiadau, neu honiadau maleisus
- unrhyw fath o drais corfforol neu fygythiadau o drais corfforol
- sylwadau difrïol, hiliol, rhywiaethol, oedraniaethol, neu homoffobig
- sylwadau sy'n ymwneud ag anabledd, rhywedd canfyddedig, crefydd, cred, neu unrhyw nodweddion personol eraill
Fel uchod, nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr.
Meini prawf gwneud penderfyniadau
Bydd pob achos yn cael ei ystyried yn ôl ei rinweddau ei hun a gellir ystyried y ffactorau canlynol:
- cyfaint ac amlder gohebiaeth, gan gynnwys nifer y ceisiadau o fewn cyfnod treigl o 60 diwrnod
- natur a thôn cyfathrebu
- hanes ymgysylltu â'r CGA
- effaith ar amser a lles staff, yn enwedig os caiff staff eu tynnu o swyddogaethau statudol
- a oes budd cyhoeddus difrifol a chymesur yn y cais
Sut y byddwn yn ymateb
Nid yw'r CGA yn disgwyl i staff oddef ymddygiad annerbyniol wrth gyfathrebu ag unigolion. Pan fydd hyn yn digwydd, mae gan staff yr hawl i:
- rhoi galwyr ar ddaliad
- dod â'r alwad i ben
- peidio ag ateb e-bost neu lythyr camdriniol – dim ond i sicrhau nad oes unrhyw faterion newydd wedi'u codi y bydd y CGA yn adolygu'r cyfathrebiadau hyn
- gadael y safle ar unwaith
Cyn cymryd camau o'r fath, byddwn bob amser yn rhybuddio unigolion eu bod yn ymddwyn mewn ffordd annerbyniol er mwyn rhoi cyfle iddynt newid eu hymddygiad. Fodd bynnag, ni roddir rhybudd mewn achosion eithafol i amddiffyn staff, er enghraifft, pan wneir bygythiad corfforol.
Os ystyrir bod cais yn flinderus neu'n amlwg yn ddi-sail/gormodol:
- bydd hysbysiad gwrthod ysgrifenedig yn cael ei gyhoeddi yn egluro ein penderfyniad
- bydd yr hysbysiad yn cyfeirio at y ddeddfwriaeth berthnasol (s.14 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth neu Erthygl 12(5) GDPR y DU)
- byddwn yn hysbysu'r unigolyn o'i hawl i ofyn am adolygiad mewnol neu gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)
Y dewisiadau y mae'r CGA yn fwyaf tebygol o'u hystyried i leihau'r ymddygiadau hyn yw:
- gofyn am gyswllt ar ffurf benodol (er enghraifft, llythyrau neu e-bost yn unig)
- gofyn i gyswllt ddigwydd gydag un aelod staff enwol yn unig (un pwynt cyswllt) a/neu gyfyngu galwadau ffôn i ddyddiau, amseroedd a/neu hyd penodol
Lle mae ymddygiad annerbyniol a blinderus yn parhau i gael ei arddangos, mae gan y CGA yr hawl i:
- hysbysu'r unigolyn na fydd y CGA yn ymateb i, nac yn cydnabod, unrhyw gyswllt pellach (er enghraifft, galwadau ffôn, postiadau cyfryngau cymdeithasol) ganddynt ar y pwnc penodol dan sylw
- cynghori'r unigolyn y bydd gohebiaeth yn y dyfodol yn cael ei darllen a'i ffeilio, ond dim ond yn cael ei chydnabod neu ei hateb os, ym marn y CGA, mae'r unigolyn yn darparu gwybodaeth berthnasol newydd arwyddocaol
- gwahardd mynediad i safleoedd y CGA
- cyfyngu neu rwystro cyfrifon cyfryngau cymdeithasol yr unigolyn rhag cyfathrebu trwy sianeli'r CGA
- ymatal rhag unrhyw ymgysylltu â'r unigolyn hwnnw (ac eithrio darparu gwasanaeth statudol)
- cymryd unrhyw gamau eraill a ystyrir yn briodol
Mae bygythiadau, defnyddio trais corfforol, cam-drin geiriol, neu aflonyddu ar staff y Cyngor Addysg i gyd yn debygol o arwain at i ni ddod â phob cyswllt uniongyrchol â'r unigolyn i ben. Gall ymddygiad o'r fath hefyd fod yn drosedd a bydd yn cael ei adrodd i'r heddlu mewn achosion o'r fath.
Bydd pob achos yn cael ei adolygu'n unigol ac yn dilyn prosesau adolygu mewnol
Hawl i apelio a chysylltu
Byddwn yn trin cwynion newydd ynghylch hawliau gwybodaeth gan y rhai sydd wedi cael eu trin yn flaenorol o dan y polisi hwn yn ôl eu rhinweddau eu hunain
Os yw unigolyn o'r farn bod unrhyw gamau a gymerwyd mewn perthynas â nhw mewn cysylltiad â'r polisi hwn yn anghyfiawn, gallant godi'r mater gan ddefnyddio proses gwyno CGA a chysylltu â CGA drwy e-bost,