Gwybodaeth preifatrwydd Cyngor y Gweithlu Addysg

Ffôn: 029 2046 0099 | E-bost: gwybodaeth@cga.cymru | Twitter: @ewc_cga

Fel sefydliad, mae Cyngor y Gweithlu Addysg yn croesawu ceisiadau a wneir am ddata personol mae’n eu dal ar gyfer unigolyn. Rydym yn prosesu llawer iawn o ddata personol, a’r cyfan yn cael eu prosesu’n gyfrifol yn unol â deddfwriaeth bresennol y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a diogelu data. O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, mae ‘hawl mynediad’ unigolyn yn rhoi iddo’r hawl i ofyn am unrhyw ddata personol a ddelir amdano – a elwir yn gyffredinol yn ‘gais gwrthrych am wybodaeth’. Isod ceir canllaw sy’n nodi’r ffordd fwyaf effeithlon o wneud cais, yn ogystal â’ch hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Cyn cyflwyno cais

Cyn cyflwyno’ch cais, dylech sicrhau bod angen cais gwrthrych am wybodaeth. Mae ceisiadau gwrthrych am wybodaeth yn cyfeirio at unrhyw ddata personol a ddelir gennym amdanoch, ac mae gan unigolion yr hawl i gael y canlynol, lle bo’n bosibl:

  • Cadarnhad bod eich data personol yn cael eu prosesu gan y sefydliad;
  • Copi o’r holl ddata personol a ddelir gan y sefydliad;
  • Unrhyw wybodaeth ategol arall.

Gweler ein hysbysiad preifatrwydd am restr lawn o’r wybodaeth ategol.

Os yw’ch cais yn ymwneud â’r uchod, dylech fwrw ymlaen â’ch cais. Os yw’ch cais yn fwy perthnasol i’r ffordd rydym yn gweithredu fel sefydliad, efallai y bydd angen ichi gyflwyno cais o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Os felly, dylech edrych ar y canllawiau ar wahân ar ein gwefan ar gyfer ceisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Sut i wneud cais

Rhaid i geisiadau gwrthrych am wybodaeth gael eu gwneud yn uniongyrchol i’r sefydliad, ond gellir eu cyflwyno mewn ffyrdd amrywiol, gan gynnwys trwy e-bost, llythyr, ffôn neu drwy sianelau pwrpasol y sefydliad ar y cyfryngau cymdeithasol.

Er mwyn effeithlonrwydd, rydym yn gofyn am i’r ceisiadau fod mor eglur a phenodol ag sy’n bosibl. Mae hyn yn cynnwys nodi unrhyw wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch, neu unrhyw aelodau/timau yn y sefydliad y gwyddoch y byddant wedi ymdrin â’r wybodaeth o’r blaen. O dan eich ‘hawl mynediad’, mae gennych hawl i ofyn am yr holl ddata personol a ddelir amdanoch gan y sefydliad. Os yw hyn yn fwy addas i’ch anghenion, dylech ei gynnwys yn eich cais.

Mae’r manylion cyswllt priodol wedi’u nodi ar ddiwedd y canllawiau hyn. Bydd angen prawf hunaniaeth arnom cyn y gellir rhyddhau data personol. Yn unol â chanllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, byddwn yn defnyddio cyn lleied o wybodaeth ag sy’n bosibl i brofi hunaniaeth ac ni chaiff ei storio fel gwybodaeth gofnodedig.

Sut yr ymdrinnir â’ch cais

Pan fydd cais yn dod i law, byddwn yn ymateb iddo, heb oedi gormodol, cyn pen un mis calendr. Bydd y cyfnod hwn yn dechrau ar y diwrnod y daw’r cais i law ac yn dod i ben ar y dyddiad cyfatebol y mis wedyn. Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau elfen o’r cais, ond ni fydd hyn yn effeithio ar y terfyn amser. Fel y soniwyd eisoes, bydd bod mor benodol ac eglur â phosibl o’r dechrau yn gwella’r broses i bawb.

Os nad yw’r dyddiad cyfatebol yn ddiwrnod gwaith, y diwrnod gwaith nesaf posibl fydd y dyddiad terfyn. O dan ddeddfwriaeth bresennol, rydym yn cadw’r hawl i ymestyn y terfyn amser hwn gan ddau fis os yw’r cais yn arbennig o gymhleth neu lafurus. Yn yr achos hwn, byddwch yn cael cadarnhad ysgrifenedig o’r estyniad hwn.

Os nad ydym yn dal unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch, byddwn yn rhoi gwybod ichi’n ysgrifenedig. Os ydym yn gwybod am sefydliad arall a all fod yn dal y data gofynnol, mae’n bosibl y bydd modd inni eich cyfeirio chi atynt.

Eich hawliau data

Gallwch wneud cais i weld eich gwybodaeth bersonol neu i gael ei chywiro. O dan y gyfraith ar Ddiogelu Data (Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR)) mae gennych hawliau y mae angen inni roi gwybod ichi amdanynt. Mae’r hawliau sydd ar gael ichi’n dibynnu ar ein rheswm dros brosesu’ch gwybodaeth.

Yr hawl i gael gwybod – mae gwybodaeth breifatrwydd ar gael trwy hysbysiad preifatrwydd CGA;

Hawl i weld gwybodaeth – mae gennych hawl i weld y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei dal amdanoch chi, a rhywfaint o ddata ategol. Fel arfer cyfeirir at yr hawliau hyn fel ‘mynediad at ddata gan y testun’. Bydd arnom angen prawf o bwy ydych chi cyn datgelu unrhyw wybodaeth. Byddwn yn ymateb i’ch cais heb oedi gormodol a man hwyraf cyn pen un mis ar ôl iddo ddod i law. Mae esemptiadau a all olygu nad oes angen inni gydymffurfio â’ch cais cyfan neu ran ohono.

Yr hawl i gael cywiriad – mae gennych hawl i ofyn inni gywiro gwybodaeth rydych chi’n meddwl ei bod yn anghywir. Mae gennych hawl hefyd i ofyn inni gwblhau gwybodaeth yr ydych chi’n meddwl ei bod yn anghyflawn.

Yr hawl i ddileu gwybodaeth – mae gennych hawl (mewn rhai amgylchiadau penodol) i’ch data gael eu ‘dileu’.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu – mae gennych hawl i ofyn inni gyfyngu ar brosesu’ch gwybodaeth. Cyfyngedig yw’r hawl hon lle bo’r prosesu wedi’i seilio ar fuddiannau dilys a/neu ei fod at ddibenion ymchwil ac ystadegau.

Yr hawl i wrthwynebu prosesu – mae gennych hawl (mewn rhai amgylchiadau penodol) i wrthwynebu prosesu.

Yr hawl i gludadwyedd data – yr hawl i ofyn inni drosglwyddo gwybodaeth amdanoch i sefydliad arall. Nid yw’r hawl hon yn berthnasol ond os ydym ni’n prosesu gwybodaeth ar sail eich cydsyniad chi, neu o dan gontract a bod y prosesu wedi’i awtomeiddio.

A ellid codi ffi arnaf am gyrchu’r wybodaeth hon?

Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn codi ffi resymol arnoch i dalu costau gweinyddol. Os ceir bod cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ormodol neu’n ailadrodd cais cynharach, mae’n bosibl y caiff y ffioedd hyn eu codi. Ymdrinnir â’r rhan fwyaf o geisiadau yn ddi-dâl. Lle codir ffi, rhoddir gwybod ichi’n ysgrifenedig ac ni eir ymlaen â’r cais hyd nes y byddwch yn ymateb.

A ellir gwrthod eich cais?

Gellir gwrthod cais (yn llawn neu’n rhannol) mewn amgylchiadau penodol. Os yw’r sefydliad yn cael bod cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, gellir ei wrthod yn llwyr dan ddeddfwriaeth bresennol.

Gallwn hefyd wrthod unrhyw gais lle bydd esemptiad yn berthnasol h.y. unrhyw effaith bosibl ar drydydd parti diarwybod.

Os yw’r sefydliad yn gwrthod eich cais, byddwch yn cael cadarnhad ysgrifenedig yn nodi’r rhesymau am y penderfyniad.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

Sefydlwyd Cyngor y Gweithlu Addysg gan Ddeddf Addysg (Cymru) 2014. Mae ein prif nodau a swyddogaethau wedi’u nodi mewn deddfwriaeth. O ganlyniad, mae er budd y cyhoedd i’r sefydliad brosesu data personol ac, mewn rhai achosion, data personol categori arbennig.

Lle mae data’n ddienw ac yn cael eu defnyddio at ddibenion ystadegol yn unig, efallai na fydd angen inni gydymffurfio.

Sut i gwyno

Os yw ein hymateb yn anfoddhaol mewn unrhyw ffordd, mae gennych yr hawl i gwyno. Gellir anfon cwynion atom yn uniongyrchol, neu fel arall at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (neu awdurdod goruchwylio arall).

https://ico.org.uk/global/contact-us/

Os byddwch yn anfon cwyn atom yn uniongyrchol, caiff ei thrin heb duedd. Caiff ei throsglwyddo i uwch aelod o’r staff nad oedd yn rhan o’r ymateb gwreiddiol.

Sut i gysylltu â ni

Email: Mae'r cyfeiriad e-bost hwn wedi'i warchod rhag robotiaid sbam. Rhaid i chi alluogi JavaScript i'w weld.

Telephone: 02920 460099

Twitter: @ewc_wales

Mail:

Education Workforce Council,
9th Floor, Eastgate House,
35-43 Newport Road,
Cardiff,
CF24 0AB